Molti gli aspetti critici. Attenzione a fare le cose per bene o potrebbe arrivare una batosta!

Oggi era in programma un post con contenuto e tenore diversi, ma, gli ultimi sviluppi della fase 2, mi hanno fatto cambiare programma.

Questo articolo può essere considerato come una comunicazione di servizio, un alert per mettere tutti in guardia sulle procedure e sulle modalità con cui ci apprestiamo ad affrontare la fase 2, la cosidetta "ripartenza".

La normativa e le circolari, commenti, chiarimenti, interventi, ecc. hanno già generato molteplici e differenti informazioni attraverso le quali è sempre difficile districarsi.

Tuttavia ci sono alcune evidenze che ci impongono di agire correttamente per evitare di incorrere, in caso di controllo, in sgradevoli sanzioni, fino anche a conseguenze di carattere penale.

Pertanto vi consegno alcune riflessioni, rinviando gli approfondimenti a quando le circolari esplicative dei provvedimenti fugheranno tutti i dubbi.

Al momento vi sono alcuni rilevanti comportamenti che il buon amministratore deve tenere presenti per non mettere a rischio l’accesso ai contributi, alle agevolazioni, o per non esporsi al rischio di controversie e contenziosi.

Finanziamenti e Fondo perduto

La materia è sempre molto delicata e, per questo, richiede professionalità ed esperienza sotto il profilo tecnologico, giuridico e contabile.

Pertanto tutte le comunicazioni e le domande dovranno essere presentate per via telematica, anche attraverso intermediari: possibilmente professionisti esperti.

I bandi consentono, quasi sempre, di ottenere le risorse finanziarie necessarie per realizzare i progetti, previsti da un programma approvato, per far crescere le aziende e/o produrre servizi, oppure merci, come è accaduto recentemente nel "decreto Curaitalia" per la produzione di dispositivi e strumenti di protezione individuale finalizzati al contenimento e il contrasto dell'emergenza epidemiologica.

L’erogazione dei finanziamenti o i contributi a fondo perduto dovrebbe essere rapida ed i controlli dovrebbero essere fatti solo successivamente.

Ed allora ci chiediamo: come teniamo traccia di tutta la documentazione prodotta a fondamento della domanda? Come dobbiamo conservare i documenti che serviranno a provare la correttezza degli adempimenti che ci erano stati richiesti?

La risposta è semplice: il professionista che ha istruito la pratica e che ha trasmesso la domanda telematicamente, producendo i documenti digitalmente, avrà l'obbligo di conservare tutti i documenti digitali.

Cosa significa ciò? Che tutti i documenti prodotti non potranno essere conservati in copia cartacea, ma dovranno essere conservati digitalmente come prevede il codice dell’amministrazione digitale. Ad es: le email, le pec, le ricevute, ecc., sono tutti documenti digitali!

Sanificazione

Il Decreto Rilancio, approvato il 13 maggio 2020, ha disposto il credito d’imposta del 60% per la sanificazione degli ambienti di lavoro e semplifica la procedura rispetto alla prima versione prevista dal decreto Cura Italia.

Non servirà più attendere il varo del decreto attuativo di MEF e del MISE, ma basterà un provvedimento dell’Agenzia delle Entrate per ricevere il bonus sanificazione.

Quindi sappiamo che possiamo avere dei contributi, ma la questione che ci interessa è come dimostrare le spese sostenute e chi dovrà effettuare lavori di sanificazione.

Per quanto riguarda la fattura di acquisto dei prodotti, essendo elettronica, dovrà essere conservata, ai fini fiscali, per cinque anni e come documento contabile per dieci anni, utilizzando un conservatore accreditato.

Poichè la normativa relativa all'obbligo della fatturazione elettronica è recente sarà necessario controllare in azienda o presso lo studio del professionista che il documento venga conservato secondo la normativa in vigore.

Per quanto riguarda, invece, l'obbligo di sanificazione il legislatore, col D.Lgs 81/2008, aveva già individuato tutto ciò che occorre fare in tema di prevenzione e tutela della salute dei lavoratori in ogni ambiente di lavoro.

Ora, in era Covid19, agli ambienti di lavoro si aggiungono tutti i locali aperti al pubblico che dovranno essere sanificati secondo i protocolli sanitari approvati e calati sulle singole categorie economiche.

Privacy

Accesso ai locali aziendali, differenza di trattamento tra dipendenti, fornitori, ospiti, la rilevazione della temperatura, quando è possibile, quando è obbligatoria, quando è vietata, insomma tutti gli aspetti di cui si occupa la normativa sulla Protezione dei Dati Personali.

Il Protocollo condiviso del  24 aprile 2020 in relazione alle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro fa esplicito riferimento, nei paragrafi 1 è 2, all'informazione ed alle modalità di ingresso in azienda; in particolare ricorda che

"La rilevazione in tempo reale della temperatura corporea costituisce un trattamento di dati personali e, pertanto, deve avvenire ai sensi della disciplina privacy vigente". 

Siamo quindi di fronte ad un nuovo trattamento e va trattato come tale, non due modulini da far firmare.

Qui il rischio è veramente grande, trattandosi di dati personali particolari, i c.d. sensibili, e dovendo coinvolgere la medicina del lavoro, lo statuto dei lavoratori, la salute pubblica.

Ed allora ci chiediamo: come gestire correttamente gli adempimenti legati alla protezione dei dati personali? come teniamo traccia di tutta l'attività svolta nell'ottica della responsabilizzazione? quale documentazione dobbiamo produrre e come conservare i documenti che serviranno a provare la correttezza degli adempimenti che ci erano stati richiesti?

Pertanto, se decidete di affidarvi a consulenti esterni, che siano, anche in questo caso, professionisti esperti.

Conclusione

Alla fine di questo intervento non vi ho dato nessuna soluzione, ma vi ho consegnato solo delle riflessioni. Tuttavia volevamo attirare l'attenzione sulle molteplici insidie che possono derivare dall’euforia per la riapertura che rischia di farci fare azioni avventate senza la necessaria consapevolezza.

Le conseguenze si avranno al momento delle verifiche e, se non dovessimo aver fatto le cose per bene, rischiamo la batosta definitiva che, se non c’è riuscita la chiusura forzata di questi due mesi, potrebbe farci chiudere per sempre.