Iniziamo col dire che il “diritto all’oblio” è uno dei principali diritti difesi dal Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati Personali (vedi in particolare articolo 4, articolo 17, articolo 30 e articolo 70). Esiste quindi un preciso obbligo legale alla eliminazione dei dati personali se non sono più necessari e se non esiste un obbligo di conservazione previsto dalla legge: una volta che sia esaurita la finalità per la quale un dato personale è stato raccolto, esso deve essere cancellato o distrutto.
Tuttavia, riguardo alla cancellazione dei dati o distruzione dei supporti fisici sui quali sono conservati, siamo di fronte ad una palese sottovalutazione della importanza di questo obbligo; coesistono inoltre evidenti difficoltà tecniche, soprattutto in caso di dati conservati su supporti digitali o elettronici.
E le aziende solo in rari casi hanno adottato strumenti e procedure corrette.
L’elevato importo delle sanzioni, che possono essere applicate nel quadro del regolamento europeo, richiederebbe da parte dei titolari del trattamento, una maggiore attenzione nell’adozione di strumenti e procedure efficienti ed efficaci, in grado di dare ogni garanzia a tutti soggetti coinvolti che la distruzione dei dati sia stata portata a termine correttamente.
E utile anche sapere che la cancellazione definitiva dei dati presenti nei nostri PC non si raggiunge con metodologie o procedure semplici come la formattazione della memoria di massa. I dati si possono infatti recuperare integralmente, con l’ausilio di specifici software, in media, in sette casi su dieci, anche dopo formattazione.
A maggior ragione non è sufficiente la semplice cancellazione o eliminazione dei file nel cestino con successiva eliminazione “definitiva”.
Tornando alla previsione normativa ricordiamo che l’articolo 17 del regolamento europeo (diritto alla cancellazione, diritto all'oblio) offre una sorta di linea guida in cui vengono definiti i casi in cui è necessario ed obbligatorio cancellare i dati; in particolare quando:
L’obbligo di cancellazione non si applica se i dati personali sono ancora necessari per:
Segnaliamo anche che la legge sulla privacy prevede una eccezione, una deroga al principio enunciato: si ha diritto infatti a chiedere la cancellazione dei propri dati contenuti in un archivio e di ottenere anche l´attestazione di corretta cancellazione, anche da parte di tutti coloro che li avevano in precedenza ricevuti (es. il commercialista come Responsabile del Trattamento) sempre che questa attività non si riveli impossibile o non comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
Questa particolare deroga, è stata oggetto, per la prima volta, anche di un provvedimento del Garante.
Tornando alle difficoltà logiche, operative ed infine tecniche, il primo scoglio da superare sta proprio nella diversità di approccio dal punto di vista operativo rispetto a quello necessario da un punto di vista normativo.
Proviamo a spiegare meglio con esempi concreti.
Normalmente in azienda i dati vengono organizzati in cartelle per cliente, negli studi anche per incarico. La legge richiede che i dati vengano cancellati se non più necessari allo scopo; ci troviamo quindi con dati, presenti nella stessa cartella, di cui alcuni ancora necessari ed altri che non lo sono più.
Oltre a questo i dati si diffondono, duplicano, copiano, anche all’interno della stessa azienda, a volte anche in misura ed in maniera non controllabile. Pensate solo a quante volte vengono inoltrate tra colleghi appartenenti ad uffici diversi offerte, preventivi, comunicazioni varie. Risulta quindi molto complicato conoscere dove si trovano i dati, ma anche separare i dati necessari da quelli superflui.
Al momento di dover eliminare i dati - scadenza del tempo di conservazione o il venir meno del motivo che la legittima, oppure la revoca del consenso, ad esempio a fini marketing - occorre dunque procedere con la cancellazione o distruzione.
In caso di supporto cartaceo la cancellazione consiste nella distruzione della carta, preferibilmente con macchinari trita-documenti a norma DIN.
In caso invece di supporti o dati in formato digitale o elettronico arriviamo alle difficoltà di tipo tecnico o tecnologico.
Le aziende ed i Responsabili della sicurezza IT dovrebbero tenere in giusta considerazione che la formattazione dei supporti o la sovrascrittura non è sufficiente a cancellare i dati memorizzati sulle memorie fisiche. Ad esempio, in caso di copie di backup, anche formattando le memorie, i dati si conservano “in latenza”.
Ma allora qual è la soluzione? Come cancellare i dati dai dispositivi aziendali?
Bisogna quindi trovare una soluzione che garantisca la certezza della cancellazione dei dati nel rispetto della tutela garantita dal GDPR.
Spesso le aziende conservano i dispositivi dismessi sia per la chiara preoccupazione che tali dati possano essere diffusi o finire in mani sbagliate ma anche per rimandare la spesa di smaltimento e per calcolare i dispositivi come asset all’interno dei bilanci.
Per essere sicuri che i dati, latenti o meno, sui propri dispositivi vengano definitivamente eliminati è rivolgersi a chi effettua la cancellazione certificata dei dati. Esistono anche software gratuiti per la cancellazione dei dati, ma questo metodo economico può rivelarsi inefficace, soprattutto se svolto da personale non esperto e qualificato.
Dato che la semplice cancellazione e formattazione non sono sufficienti a garantire la sicurezza, il Garante della privacy ha indicato i metodi validi per la cancellazione sicura tramite l’utilizzo di software dedicati e certificandone il processo.:
Non ci inoltriamo nella descrizione delle specifiche di tali tecniche salvo indicare nella distruzione fisica dell’hard disk quella che offre la maggior garanzia di non diffondere dati sensibili. Questo risulta possibile, però, quando i dati da cancellare sono tutti su un unico supporto informatico. Oltre alla distruzione fisica, l’hard disk può essere lavorato con appositi software di sovrascrittura che non permettono la ricostruzione di quanto in precedenza memorizzato.
Tuttavia questo non è possibile quando non si possa procedere con la distruzione del supporto fisico, come abbiamo visto più sopra, e quindi coesistano dati necessari e dati da eliminare nelle stesse cartelle o supporti. Vanno distinti i dati che sono da cancellare riguardo a determinate finalità ma che continuano a essere necessari per altre, dai dati che non servono più in assoluto.
Affidarsi a terzi, ditte specializzate, soprattutto se il materiale è voluminoso o ci sono evidenti difficoltà tecniche, può essere preferibile salvo verificare il processo di smaltimento utilizzato, meglio se certificato e con rilascio di un attestato di avvenuta distruzione. La distruzione o cancellazione può dunque avvenire sia presso centri specializzati o presso la sede dell’azienda.
In tutti questi casi dunque, in base al principio di accountability che richiede al titolare del trattamento di provare il suo adempimento, è bene documentare le operazioni effettuate. Dev’essere quindi predisposta apposita procedura che fornisca una specifica documentazione e che tracci tutto il procedimento di distruzione, certificandone la conformità alla norma.
Un cambio di mentalità sulla privacy è necessaria per proteggere il benessere dell’azienda e del proprio business. Il concetto di Privacy by design, introdotto con il GDPR, è strettamente legato alla corretta gestione della protezione dei dati e, di conseguenza, all’efficientamento dei processi. L’efficienza dei processi è l’unica via per perseguire e mantenere il benessere dell’azienda e del proprio business. Tuttavia non sembra che tale concetto sia stato totalmente compreso e correttamente recepito dalle aziende italiane. Eppure si tratta di un concetto...
Scritto da: Luigi DuraccioArticolo originale su: in4mati.com Autore: CAterina Cabiddu lo scorso 22 aprile l’Ispettorato Nazionale del lavoro ha sottoscritto un protocollo con il Garante della privacy con la primaria finalità di contrastare forme occulte di controllo dell’attività lavorativa. Le nuove forme di organizzazione del lavoro, dallo smart working o lavoro agile alle app da indossare o installate su smartphone comportano, come noto forme di controllo anche solo indiretto dei lavoratori. L ’INL è infatti competente per il rilascio delle autorizzazioni per l’installazione degli impianti audiovisivi e...
Scritto da: Luigi DuraccioOra le vittime sono piccole aziende e le richieste di riscatto sono parametrate sui “piccoli” bersagli. C’è un’organizzazione cyber criminale che, criptando i file sui dispositivi QNap, ha incassato, in pochissimi giorni, oltre 260.000 dollari di riscatti. Il ransomware usato si chiama Qlocker. Perché ce ne occupiamo? Perché è un esempio di quanto si sia semplificata l’attività per mettere in piedi un attacco ransomware. I criminali informatici non hanno neanche dovuto sviluppare un programma di cifratura ma hanno usato un algoritmo integrato nel...
Scritto da: Luigi DuraccioCome ogni anno, anche lo scorso primo giovedì di maggio si è celebrata la Giornata Mondiale della Password. Articolo originale su: In4mati.com Dal 2013 anno, di istituzione, vuole offrire la necessaria sensibilizzazione agli utenti del web, per ribadire che una buona parte del problema sicurezza riguarda gli utenti: chi usa “123456″ , oppure “ avvocato” o “ingegnere” come password per la casella di posta elettronica addirittura PEC, o altri account online compresi quelli bancari, oltre che quelli dei social, non si deve...
Scritto da: Luigi Duraccio“Scusate l’abbiamo fatto per soldi e non per creare caos o disagi ai consumatori” Così rivendicano l’attacco gli hacker di Darkside. La dichiarazione dei criminali informatici dovrebbe far riflettere sul valore reale che hanno i dati di cui dispongono tutte le aziende. Lo sanno bene i criminali che infatti intensificano le loro campagne malevole. Chi sembra non averlo ancora capito sono le aziende, soprattutto quelle di casa nostra. Ormai da diverso tempo le aziende, ed in particolare quelle italiane, sono nel mirino dei pirati...
Scritto da: Luigi DuraccioLa distruzione o cancellazione non è una procedura semplice e deve essere “sicura” e certificata. Occorre la dimostrazione di conformità alla normativa. Se poi ci si affida ad aziende esterne… Iniziamo col dire che il “diritto all’oblio” è uno dei principali diritti difesi dal Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati Personali (vedi in particolare articolo 4, articolo 17, articolo 30 e articolo 70). Esiste quindi un preciso obbligo legale alla eliminazione dei dati personali se non sono più necessari e se...
Scritto da: Luigi DuraccioTutti i sistemi sono vulnerabili, e tutte le protezioni possono essere superate. Esistono soluzioni semplici, potenti ed economiche per recuperare i file criptati. Ripetiamo ormai da molto tempo che la protezione al 100% non esiste e le strategie degli hacker si evolvono e, per superare le difese, traggono continuamente nuova linfa dall’aumento degli strumenti utilizzati. Se a questo aggiungiamo l’evoluzione del contesto, il lavoro remoto ad esempio, la scarsa alfabetizzazione degli utenti e la quasi totale mancanza di strategie di protezione nelle aziende ecco...
Scritto da: Luigi DuraccioI NAS venduti da QNAP sembrano essere gli obiettivi preferiti dai cybercriminali. Negli ultimi mesi sono stati segnalati diversi attacchi, questa volta è il turno di AgeLocker. Come risolvere Abbiamo già indicato alcune linee guida su come risolvere nel caso si fosse subito un attacco in un precedente articolo (Il ransomware che attacca i NAS QNAP), tuttavia negli ultimi giorni un portavoce di QNAP ha confermato che sui dispositivi compromessi è installata una vecchia versione del firmware. È quindi fortemente consigliato installare le...
Scritto da: Luigi DuraccioSempre più spesso i dipendenti utilizzano i loro dispositivi personali BYOD , acronimo di “bring your own device” ovvero “utilizza il tuo dispositivo”, per rendere la prestazione lavorativa e capita anche che sia il datore di lavoro ad avere la necessità che il lavoratore svolga da casa il lavoro o un particolare lavoro. Fonte: in4mati.com Autore: Caterina Cabiddu I problemi di corretto trattamento dei dati sono evidenti, atteso che da una parte il datore di lavoro deve poter controllare i dati e la...
Scritto da: Luigi DuraccioMartinelli S.r.l. Via Circonvallazione N/E, 98 - 41049 Sassuolo (MO) | Tel: 0536 868611 Fax: 0536 868618 | info@martinelli.it
P.Iva 02262430362 - C.F. 01413050350 - Iscriz. registro Imprese di Modena 01413050350 - Capitale Sociale 350.000 i.v.