Adottate le nuove clausole contrattuali standard  per regolare, in linea col GDPR, il trasferimento dei dati verso Paesi Terzi ed i rapporti tra titolare e responsabile del trattamento.

La Commissione Europea, il 4 giugno 2021, ha approvato le clausole contrattuali standard che regoleranno i contratti di outsourcing e quelle che andranno a regolare il trasferimento di dati verso Paesi Terzi.

Due sono quindi gli schemi elaborati dalla Commissione Europea:

  1. la gestione del rapporto tra titolare e responsabile del trattamento;
  2. le regole per i trasferimenti di dati personali verso Paesi Terzi, fuori dall'Unione Europea.

Questo intervento era atteso fin della sentenza Schrems II del 16 luglio 2020, che aveva invalidato il Privacy Shield decretandone la fine. 

A seguito della sentenza Schrems II, infatti, la situazione che si era venuta a creare aveva messo in seria difficoltà tutte le aziende che si affidavano ai servizi delle Big Tech".  Con questo intervento sarà ora possibile calibrare il trasferimento dei dati in funzione delle garanzie richieste dal GDPR, preservando allo stesso tempo la continuità dei servizi e dei sistemi aziendali.

Cosa cambia adesso?

Nel comunicato della Commissione Europea: i nuovi strumenti “offriranno una maggiore prevedibilità giuridica alle imprese europee e aiuteranno, in particolare, le PMI a garantire il rispetto dei requisiti per trasferimenti sicuri di dati, consentendo allo stesso tempo ai dati di circolare liberamente attraverso le frontiere, senza barriere giuridiche”.

Il comunicato prosegue con le principali innovazioni contenute nelle clausole contrattuali standard che sono:

  1. L’aggiornamento del contenuto delle stesse con quanto contenuto nel Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR);
  2. La previsione di un unico “entry-point” che copre un’ampia gamma di scenari di trasferimento, in luogo di insiemi separati di clausole, fatta salva la possibilità di prevedere clausole ulteriori oltre a quelle minime previste negli schemi della Commissione (l’importatore e l’esportatore dei dati “sono liberi di includere tali clausole contrattuali standard in un contratto più ampio e di aggiungere altre clausole o garanzie aggiuntive, a condizione che non contraddicano, direttamente o indirettamente, le clausole contrattuali standard o pregiudichi i diritti o le libertà fondamentali degli interessati”);
  3. Maggiore flessibilità per le catene di lavorazione complesse, attraverso un “approccio modulare” nonché offrendo la possibilità a più di due parti di aderire e utilizzare le clausole, lungo l’intero arco di vita del contratto (“I terzi dovrebbero poter diventare parte delle clausole contrattuali standard durante tutto il ciclo di vita del contratto”);
  4. Previsione di un “toolbox” che permetta di conformarsi alla sentenza Schrems II, ovvero una panoramica delle diverse misure che le imprese devono adottare per rispecchiare i requisiti previsti dalla sentenza Schrems II, oltre a numerosi esempi di possibili “misure supplementari”, come la cifratura dei dati, che le società possono adottare, ove necessario.

​La Commissione Europea si è premurata di adeguare le Clausole Contrattuali Standard ai nuovi requisiti forniti sia dal GDPR che dalla giurisprudenza della Corte di Giustizia e dalle prassi commerciali nelle quali si trovano ad operare la maggior parte delle imprese. 

Sono quindi stati defifniti documenti standardizzati e pre-approvati. Questi documenti costituiscono un modello semplice e sicuro che le aziende possono implementare e grazie ai quali è possibile garantire la compliance dei trattamenti alle regole sui trattamenti e protezione dei dati.

Il periodo transitorio: 18 mesi per adeguarsi

I contratti di trasferimento dati extra UE dovranno essere aggiornati entro18 mesi, che sono iniziati a decorrere dal 7 giugno, data di pubblicazione della decisione in Gazzetta Ufficiale.

Nel caso in cui i titolari e i responsabili del trattamento abbiano già in essere un set di clausole standard differenti da quelle fornite dalla Commissione, viene previsto questo periodo di transizione per adeguare i contratti ai nuovi standard.

Sempre ricordando che le clausole contrattuali standard devono comprendere norme sostanziali e procedurali, oltre che stabilire, come disposto dall'art. 28 GDPRl’oggetto e la durata del trattamento, la sua natura e finalità, il tipo di dati personali trattati, le categorie di soggetti interessati e gli obblighi e i diritti del titolare del trattamento.

Entrambe le parti dovranno poi essere in grado di dimostrare la piena conformità alle previsioni inserite nel contratto. Chi riceve i dati dovrà conservare la documentazione relativa alle attività di trattamento affidategli in qualità di responsabile ed informare tempestivamente il titolare nel caso in cui, per qualsiasi motivo, non sia in grado di rispettare le clausole contrattuali.

Il titolare, esportatore di dati, nel momento in cui ricevesse tale comunicazione o venga a conosceenza diversamente del fatto che l’importatore di dati non è più in grado di rispettare le clausole contrattuali standard, dovrà porre in essere tutte le misure necessarie per affrontare la situazione, se necessario in consultazione con l’autorità di vigilanza competente. Tali misure possono comprendere misure supplementari adottate dall’esportatore di dati e/o dall’importatore di dati, come misure tecniche o organizzative per garantire la sicurezza e la riservatezza.

Nel caso quindi, in cui l’importatore dei dati violi le clausole o non sia in grado di rispettarle, il titolare, esportatore di dati, dovrà sospendere il trasferimento e, in casi particolarmente gravi, recedere dal contratto.

Infine andranno applicate norme specifiche nel caso in cui le leggi locali incidano sul rispetto delle clausole (le leggi e le prassi normative dello stato di destinazione non possono, infatti, confliggere con il rispetto dei principi fondamentali della legge europea sul trattamento dei dati personali). I dati personali trasferiti prima della risoluzione del contratto, e le loro eventuali copie, dovranno, a scelta dell’esportatore di dati, essere restituiti allo stesso o distrutti nella loro interezza.

Fornitori: i rapporti tra titolare e responsabile del trattamento (o titolare autonomo?)

Molto spesso le aziende esternalizzano dei servizi rivolgendosi a fornitori esterni. In questi casi ci si trova di fronte alla necessità di trasferire dati personali ed il titolare del trattamento dovrà valutare, e comprendere, sulla base della natura del servizio richiesto, se nominare il fornitore responsabile del trattamento o ci si trovi di fronte ad un titolare autonomo. 

Per discriminare possiamo dire che nel primo caso il fornitore agisce per conto del committente, avvalendosi della propria organizzazione, trattando i dati per le finalità definite dal titolare del trattamento. Diversamente, nel caso in cui egli determini autonomamente mezzi e modalità del trattamento dati, agirà in qualità di titolare autonomo.

Quindi, se il fornitore agisce per conto del titolare, questi, nel rispetto dell’art. 28 del GDPR, prima di affidare il trattamento dei dati per il servizio richiesto, dovrà nominare il fornitore quale responsabile del trattamento dei dati personali, attraverso la predisposizione di un contratto.

L’accordo dovrà obbligatoriamente contenere tutti gli obblighi ai quali il responsabile del trattamento è tenuto, ed anche attestare che siano state predisposte misure di sicurezza idonne in linea con l’art. 32 GDPR.

I poteri di controllo del titolare del trattamento

Uno dei punti fondamentali delle clausole contrattuali approvate dalla Commissione UE, regolanti il rapporto tra titolare e responsabile, e peraltro già previsto nel Regolamento UE, è la previsione, in capo al titolare del trattamento, di poteri di controllo.

"Il titolare, a seguito di congruo preavviso, può ispezionare, anche con sopralluogo in loco, il responsabile, al fine di verificare la corretta predisposizione di adeguati strumenti di garanzia nel trattamento dei dati personali, idonei alla tutela dei diritti dell’interessato".

Il responsabile sarà tenuto in particolare a dimostrare di:

  • Aver adempiuto agli obblighi derivanti dal GDPR, come la predisposizione del registro dei trattamenti del responsabile;
  • Attenersi alle istruzioni tecniche-organizzative impartite dal titolare, nel trattamento dei dati personali;
  • Individuare e nominare per iscritto le persone autorizzate al trattamento;
  • Aver predisposto idonea procedura in caso di esercizio, da parte dell’interessato, dei diritti previsti dal regolamento UE.

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