L’articolo trae il contenuto dall’intervento dell’Avvocato Francesca Bassa su RAISE Academy.
Per prima cosa definiamo cosa sono i social media. Non sono infatti solo i social network, Facebook, Instagram, Twitter, ecc, ma tutti gli strumenti che vengono usati per trattare dati in una azienda per motivi di business: piattaforme per newsletter, strumenti di profilazione, e-commerce, ecc.
Riguardo ai social network, per prima cosa, il GDPR si applica quando:
1) Un titolare - o un responsabile - che svolge la sua attività (es. ha una unità produttiva – stabilimento) all’interno dell’Unione Europea. Cioè una qualsiasi azienda reale e che abbia una sede all’interno dell’Unione Europea anche se poi i dati vengono trattati fuori dalla UE.
2) Un titolare – o un responsabile – che non ha sede all’interno dell’Unione Europea, ma tratta dati personali di persone fisiche (interessati) che sono all’interno dell’Unione Europea.
E’ importante che i titolari del trattamento, anche nella scelta dello strumento, capiscano se questo è adeguato o meno e come vengono trattati i dati personali degli interessati. E’ necessario quindi che si faccia una analisi per capire se lo strumento che stiamo per usare sia adeguato alla normativa sul trattamento dei dati personali approfondendo le informative, i termini e le condizioni del servizio.
Le 4 cose importanti da ricordare
1 – La maggior parte dei social media vengono dagli Stati Uniti e quindi:
a) usano un linguaggio molto semplice e lontano dal nostro (perché sono anglosassoni);
b) hanno una concezione della privacy completamente diversa dalla nostra e così, quando andiamo a leggere i termini e le condizioni del servizio o l’informativa privacy di questi strumenti, è facile perdersi.
2 – Bisogna capire quando si applica il GDPR e se vengono fatti dei trattamenti di dati personali di cittadini europei, al di fuori dell’Unione Europea. Per esempio, alcuni social, come MailUp, che si usa per inviare le newsletter, sono in UE. Mailchimp, invece, no.
Stessa funzione, strumento simile, Paese diverso.
3 – Quali sono i soggetti che nella pratica utilizzano i social all’interno dell’azienda.
Quindi non sono tanto i soggetti previsti dal GDPR – titolare, responsabile esterno, interessato – ma, per esempio, sono i Peppino, che inviano le newsletter e le Giulia, che gestiscono la sezione lavora con noi del sito.
E quindi è importante capire chi fa cosa all’interno dell’organizzazione.
4 - La co-titolarità. Nel caso dei social media può succedere che si presenti questa situazione: un gruppo di imprese raccoglie i dati delle stesse persone e invia le newsletter, fa selezione del personale, fa delle promozioni dedicate… e visto che queste aziende comunicano tra loro e si passano questi dati, è bene che regolamentino i loro rapporti definendo se sono co-titolari o responsabili esterni.
Gli strumenti dei social: ci sono quelli per le persone e quelli per il business
Social network e social media ti danno due tipi di strumenti: ci sono quelli per uso personale e quelli per uso aziendale. A noi interessano gli strumenti business.
E quali sono questi strumenti business che i social ti mettono a disposizione?
Sono, per esempio, il Pixel di Facebook, Workplace e WhatsApp Business (che sono tutti prodotti di Facebook).
Rispetto ai rapporti coi social è importante capire se sono responsabili esterni, titolari autonomi o co-titolari.
Alcuni social si autonominano responsabili esterni, altri invece si dichiarano titolari autonomi. Altri ancora si dichiarano co-titolari dell’azienda che sta utilizzando la loro pagina aziendale.
Per esempio, Facebook dichiara nelle proprie policy quando è responsabile e quando no.
Quasi sempre si dichiara titolare autonomo del trattamento dei dati: ti lascia una piattaforma aperta, dove sono gli utenti che creano i contenuti, sono gli utenti che interagiscono tra di loro e quindi in qualche modo è come se la responsabilità ricadesse sull’utente.
Ma in alcuni casi Facebook si dichiara responsabile. Ad esempio, è responsabile esterno nel momento in cui ti offre il servizio business.
E poi, può essere co-titolare: in una sentenza del 2018, la Corte di Giustizia Europea ha affrontato un caso che riguardava la gestione di Facebook Insights attraverso la gestione della pagina aziendale. Secondo la Corte, l’amministratore di una Fanpage, di una pagina aziendale, è responsabile congiunto – quindi in qualche modo co-titolare – con Facebook.
Infatti, nei termini e nelle condizioni di servizio di Facebook, quando si parla di pagina aziendale, troviamo scritto che c’è una co-titolarità.
E’ importante inoltre capire dove hanno i server e qual è la loro provenienza perché, dal punto di vista della privacy e del trattamento dei dati personali, funzionano in modo diverso.
Quindi, prima di usarli, bisogna verificare.
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