Fonte: privacylab.it Autore: Andrea Chiozzi
Ti do una notizia. L’autorità Garante, in tutte le ispezioni che sta facendo, sta chiedendo ai titolari del trattamento chi sono i responsabili esterni, come sono stati identificati e come sono stati verificati.
Quando, secondo il GDPR, un’azienda deve nominare un responsabile esterno? Quando decide di affidare all'esterno delle attività che potrebbe fare al suo interno e che preferisce dare fuori.
I classici esempi di responsabile esterno sono gli studi paghe, le aziende che gestiscono la videosorveglianza, lo studio di commercialisti, ma ce ne sono anche altri, dipende dall’attività che il titolare del trattamento svolge e dalle sue competenze.
Quindi, il titolare può decidere di tenersi in casa certe funzioni o di delegarle ad altri. Se decide di darle fuori, prima di scegliere l’azienda o il professionista, deve verificare la sua compliance al GDPR.
Come si fa? Quali sono le attività obbligatorie per la verifica del responsabile esterno?
La prima di queste regole chiare è che il responsabile esterno deve essere nominato o con un atto di nomina o all’interno di un contratto.
Un’azienda o un professionista non possono essere nominati responsabili esterni così, perché al titolare del trattamento un giorno viene in mente di nominare tutti i fornitori – pure quello che fa la manutenzione alla macchinetta del caffè – perché, per non saper né leggere né scrivere, per lui sono tutti responsabili, e magari li nomina a loro insaputa.
No, un responsabile esterno è tale perché c’è un atto di nomina oppure perché c’è un contratto in cui c’è scritto che può trattare informazioni per conto del titolare e che si comporterà in maniera corretta, secondo il GDPR.
Quindi la prima cosa da fare è aderire ad un atto formale: prendere delle regole e attraverso una nomina o attraverso un contratto, renderle chiare. Ma cosa bisogna scrivere?
Nell’atto di nomina dei tuoi responsabili esterni devi mettere nero su bianco che:
1) la tal azienda o il tal professionista è un responsabile esterno
2) per i trattamenti che fa per conto tuo – che sei il titolare del trattamento - ha le caratteristiche adeguate
E come fai a sapere se ha le caratteristiche adeguate?
Guardandogli nei pantaloni.
E' il Titolare a guidare il responsabile esterno mentre fa i trattamenti sull’Interessato. Bene. Però il titolare deve essere tranquillo che l’altro abbia tutte le carte in regola, che i suoi trattamenti siano sicuri e che piacciano all’interessato. Non basta che il responsabile esterno accetti le regole e che dichiari di essere GDPR compliant. Non basta raccontarlo, bisogna farlo vedere, bisogna dimostrarlo.
Quindi, la dichiarazione del responsabile esterno che dice: “Io sono a norma GDPR” non basta. Prima di ingaggiarlo bisogna che dia delle prove formali.
Nel mondo aziendale, queste prove formali sono o la DPIA o il documento di verifica della compliance.
DPIA e documento di verifica della compliance
La DPIA – Data Privacy Impact Assessment – è una procedura che serve a valutare e a dimostrare se sei conforme al GDPR. È obbligatoria per alcuni trattamenti, ma è caldamente consigliabile in generale perché aiuta ad essere accountable e compliant al GDPR e a dare evidenza di aver adottato tutte le misure necessarie perché il rischio residuale sui dati trattati sia basso. Il responsabile che mostra questo documento al titolare o, ancora meglio, gli mostra il documento di verifica della compliance (che è più completo) può provare formalmente che i trattamenti che fa per suo conto hanno un rischio residuale basso.
Ma questo non basta.
Un titolare del trattamento deve effettivamente verificare che il responsabile stia facendo davvero quello che ha dichiarato.
3 – Verifica qualitativa (perché i documenti mica bastano)
Hai nominato il responsabile esterno. Hai chiesto la DPIA o il documento di verifica della compliance. Hai appurato che formalmente è tutto a posto, ma non basta. Devi anche controllare che il tuo responsabile faccia davvero quello che ha scritto. E come si fa?
Si fa con una verifica qualitativa, un po’ come quando controlli la qualità di un prodotto: prepari dei questionari e chiedi direttamente agli interessati che hanno ricevuto il trattamento da parte del responsabile esterno come si sono trovati.
È tutto a posto? Bene.
Qualcosa è andato storto? Controlli.
Come ultima ratio verifichi se le cose funzionano, se vanno come devono andare oppure no.
Quindi con cadenza annuale o semestrale - lo decidi tu – dai al responsabile esterno un voto, un punteggio sulla sua attività e ti riservi di andare a vedere come effettivamente fa i trattamenti.
Se ti accorgi che non si comporta in maniera adeguata, se non ti dà la DPIA aggiornata, se nicchia quando sollevi dei dubbi, eccetera eccetera, hai l'obbligo di allontanarlo, a meno che non ti assuma tu le sue responsabilità.
Quindi se poi succede qualcosa, non è il responsabile che ne risponde, ma tu titolare del trattamento.
Perché se sai che il responsabile non si sta comportando come dovrebbe e non fai nulla, nel caso in cui l’interessato – la persona fisica di cui hai raccolto i dati e che hai affidato al responsabile esterno per alcuni trattamenti – subisse un danno e facesse una denuncia, sai di chi è la colpa? È tua.
E questo vale anche se non ti accorgi che qualcosa sta andando storto, perché sei responsabile per mancata sorveglianza.
Quindi occhio a chi ti affidi. E questo era solo un assaggio!
Microsoft ha rilasciato un aggiornamento ma non è sufficiente scaricarlo per risolvere il problema con PrintNightmare. E' necessario seguire una procedura manuale. Ecco come fare. Questo articolo è un aggiornamento del precedernte (potete trovarlo cliccando qui), dato che la situazione è in continua evoluzione: aggiornamenti non ufficiali o che non funzionano, nuove patch rilasciate da Microsoft, istruzioni complicate per gli utenti, ecc. Cos'è PrintNightmare? La vulnerabilità PrintNightmare, che sta causando parecchi problemi agli utenti di Windows 10 ed ai reparti IT di supporto, è...
Scritto da: Luigi DuraccioAnche a causa della pandemia che ci ha indistintamente colpiti l'anno passato, questa estate le vacanze sono qualcosa a cui ciascuno di noi ambisce ancora con più intensità. Un periodo in cui "staccare la spina", scollegarsi dall'ufficio, dai colleghi, per tuffarsi in ciò che amiamo di più fare: dedicare tempo alla famiglia, sport, un viaggio (qualcosa di impensabile l'anno scorso!!), leggere uno o più libri, insomma, fare ciò che ci piace fare. Il periodo quindi che si avvicina in fretta porterà tutte le...
Scritto da: Luigi DuraccioPrintNightmare è una grave falla nella sicurezza di windows. Per gli utenti sta diventando un incubo. In attesa che Microsoft risolva vi dico cosa fare. Questo articolo è un po’ lungo ma, vista la pericolosità della minaccia, ho ritenuto necessario dare una informazione più completa possibile e soffermarmi su concetti che non sono proprio facili. Inoltre qui è in gioco la sopravvivenza della tua azienda! Dedica allora 5 minuti alla lettura dell’articolo fino in fondo: non te ne pentirai! Qualche giorno fa è emersa...
Scritto da: Luigi DuraccioNei codici QR si nascondono dei pericoli che i sistemi di protezione non rilevano. E i cyber criminali li usano per gli attacchi informatici. Con l’arrivo del green pass oramai tutti conosciamo i Codici QR. Per la verità vengono usati già da tempo, in molte occasioni, perché in un piccolo quadratino si possono inserire una grande quantità di informazioni. Inoltre è molto facile da usare: basta inquadrarlo con la fotocamera del cellulare ed automaticamente abbiamo accesso alle informazioni che contiene. Grazie alla versatilità e velocità con cui si possono trasmettere una...
Scritto da: Luigi DuraccioDi Marco Govoni Quotidianamente, per la mia attività lavorativa, mi trovo nel "maneggiare" una mole importante di informazioni che reperisco da fonti pubbliche o semi-pubbliche. In particolare sono dati figli di ricerche OSINT svolte su social network, forum, deep, dark e clear web: lo faccio per monitorare cosa accade nel mondo del cybercrime, analizzare cosa viene estratto (in maniera illecita) dalle aziende e ragionare quindi su quali siano i migliori approcci per una protezione e difesa efficace. Questo mi impone di trattare queste informazioni con cura, soprattutto quando...
Scritto da: Luigi DuraccioDi Marco Govoni E' un tema attuale quello del Green Pass, ovvero il certificato digitale emesso dal Ministero della Salute che raccoglie informazioni sul nostro stato di vaccinazione e ci permette quindi di muoverci in determinate aree o paesi. Questo certificato è composto principalmente da un QR Code, ovvero una immagine digitale che contiene determinate informazioni e che può essere letta con apposite applicazioni. In sintesi è un modo per concentrare tanti dati in un piccolo spazio :-) Il QR Code del Green...
Scritto da: Luigi DuraccioArrivano i primi green pass e subito vengono postate le immagini del codice QR sui social. E’ una pessima idea, parola del Garante Privacy. A lanciare l’allarme attraverso un videoclip diffuso online è Guido Scorza, componente dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, a lanciare l’allarme, e lo ha fatto con un videoclip diffuso sui social: guardate la clip in fondo all’articolo! Il codice contiene infatti moltissimi dati personali e sensibili, non visibili ad occhio nudo, ma leggibili con un semplice scanner QR: chi siamo, se ci...
Scritto da: Luigi DuraccioI messaggi che il Ministero sta inviando ai vaccinati via sms sono diventati veicolo di phishing. Vi mostro come riconoscere quelli veri da quelli truffa. Era fin troppo facile immaginarlo: l’Sms che il Ministero della Salute sta inviando ai vaccinati per ricevere il Green Pass è diventato un perfetto veicolo di truffe on line. Il primo allarme in questo senso ha iniziato a suonare nello scorso fine settimana. Anche la polizia postale ha lanciato l'allarme e possiamo immaginare che non sarà neanche l'ultimo. Tutti siete invitati a prestare la...
Scritto da: Luigi DuraccioLa troviamo in quasi tutte le email, un messaggio, posto in calce, che fa riferimento alla privacy. Ma è davvero obbligatorio? E come deve essere redatto? Articolo originale su Informatore Informatico Vi sarà sicuramente capitato di trovare, in calce alle email, un messaggio in cui si avverte il destinatario della natura personale e riservata delle informazioni inviate. Tale messaggio coincide con il più noto termine disclaimer, tratto dal dizionario anglosassone. La prima cosa da sapere è che nessuna norma menziona esplicitamente il disclaimer, tantomeno ne impone un...
Scritto da: Luigi DuraccioMartinelli S.r.l. Via Circonvallazione N/E, 98 - 41049 Sassuolo (MO) | Tel: 0536 868611 Fax: 0536 868618 | info@martinelli.it
P.Iva 02262430362 - C.F. 01413050350 - Iscriz. registro Imprese di Modena 01413050350 - Capitale Sociale 350.000 i.v.