Molto probabilmente, per conservare le tue PEC stai utilizzando uno dei seguenti tre modi:
1. Nel computer o nel server.
2. Sono salvate nei server del gestore di posta, il tuo fornitore del servizio (es. Aruba).
3. Sono stampate su carta e conservate in archivio insieme a tutti gli altri documenti rilevanti.
Se rientri in una di queste categorie ti devo dire, purtroppo, che le PEC, così come le stai “conservando” adesso, non hanno alcun valore!
Probabilmente penserai che ti sto raccontando delle frottole; in realtà, perché la PEC conservi il suo valore legale, deve essere “conservata a norma”. Se dovessi utilizzarle, così come le stai gestendo ora, in un giudizio o in un contenzioso, il loro valore potrebbe non corrisponderebbe neanche a quello della carta e dell’inchiostro con cui sono state eventualmente stampate.
In Italia ci sono più di 9 milioni di caselle PEC che scambiano più di 300 milioni di messaggi all'anno. Meno del 10% è Conservata correttamente.
Cosa dice la legge.
Entriamo brevemente negli aspetti giuridici e normativi e prendiamola con calma perchè è un po' complicato: cercherò di spiegartela in modo più comprensibile possibile.
La prima cosa importante da sapere è quanto dice l'articolo 2214 del Codice civile:
è obbligatorio "conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. [...]"
Oltre a questo abbiamo l'articolo 2220 del Codice Civile:
è obbligatorio conservare per 10 anni le lettere e i telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti: questo vale quindi anche per le PEC.
Per capire bene cosa significa "conservare" vediamo ora come possiamo definire la PEC:
"La PEC è un documento informatico ovvero la rappresentazione informatica di dati, atti e fatti giuridicamente rilevanti, ed in quanto tale deve essere obbligatoriamente "conservato", così come espressamente previsto dal DMEF 17 giugno 2014 che parla delle Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto e il DPCM 3 novembre 2013 che parla delle Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici [...]."
Queste regole si trovano nel Codice dell'amministrazione Digitale (puoi trovare i riferimenti a questo link) e definiscono la c.d Conservazione Digitale, l'unica che può garantire i requisiti di autenticità, integrità, affidabilità, disponibilità nel tempo.
Ricapitolando si tratta di garantire la data in cui è stato generato e l'autenticità del contenuto.
Per far sì che questo avvenga c'è bisogno di un certificato che viene apposto dal nostro gestore nel momento in cui inviamo un messaggio PEC. Dato che questo certificato scade, se non abbiamo fatto la conservazione digitale, la nostra PEC non ha più valore legale.
Cosa devo conservare?
Basta conservare semplicemente la Ricevuta di Consegna, il certificato che viene apposto dal nostro gestore di posta elettronica certificata.
Quello che segue è il certificato che viene riportato all'interno di in un messaggio PEC:
Va notato come la parola "conservarla" è sottolineata ed in grassetto!
Tradotto, se hai una causa o devi dimostrare di aver consegnato un documento, se non hai conservato correttamente, quindi digitalmente, la tua PEC, avrai in mano una semplice email che potrebbe non essere elemento di prova valido.
Come conservare correttamente la PEC?
Per conservare correttamente non solo una PEC, ma ogni documento digitale, vanno quindi seguite le regole tecniche previste dalla normativa che abbiamo analizzato sopra.
Per una azienda non è semplice: richiede competenze tecniche, giuridiche e sicuramente sarebbe un onere finanziario troppo grande. Ecco perchè ci si affida a "Conservatori accreditati AGID" (vedi l'elenco a questo link), praticamente la stessa cosa che state facendo per le fatture elettroniche.
Si può chidere benissimo al provider che ci fornisce il servizio. Oppure utilizzare uno strumento che consenta di gestire, oltre che conservare le PEC a norma.
Il problema di utilizzare un software o un servizio di gestione si pone soprattutto per i professionisti che gestiscono account di Posta Elettronica Certificata di molti clienti e le molte comunicazioni che contengono. In questo caso l'unico consiglio che vi posso dare è di scegliere con cura il vostro fornitore.
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